Веб-конференция - Вас услышит Земля

Раньше, чтобы проводить конференции, презентации с большим числом участников, приходилось прилагать немало усилий и тратить солидные средства: на аренду конференц-залов, на оплату проживания, на билеты и так далее.

С появлением веб-конференций все стало намного проще: и организаторам встречи, и ее участникам достаточно включить ноутбук, не покидая собственного кабинета. Экономия получается весьма солидная.

Представьте себе, что головной офис крупной компании организует совещание с представителями всех своих филиалов. Только на билеты и гостиницы для иногородних участников встречи придется потратить солидные суммы, и чем больше людей задействовано, тем выше вероятность накладок и непредвиденных сложностей.

В случае с веб-конференцией жить проще всем. Компания не несет почти никаких расходов – стоимость за пользование сервисом веб-конференции не идет ни в какое сравнение с затратами на очное мероприятие.

Легче и участникам: им не нужно никуда ехать, не нужно отодвигать важные дела, выкраивая как минимум сутки. При этом эффективность от такой коммуникации ничуть не ниже, чем от «оффлайнового» общения – разница лишь в том, что собеседники видят спикера на экране    монитора, а вопросы они задают не устно, а через чат.

Идеальны веб-конференции и для обучения: обычный лекционный зал просто заменяется на виртуальный.

Как это работает

Организовать веб-конференцию предельно просто. Организатор встречи просто рассылает приглашения слушателям, а в назначенное время загружает необходимые презентации и другие материалы. Каждый из участников подключает микрофон и наушники – вот и все, что     требуется для полноценного делового мероприятия.

Если же приглашение на веб-конференцию прислали вам, то все еще проще: в назначенное время нужно включить ноутбук и пройти по указанной организаторами ссылке.

Разница между веб-конференцией и привычным совещанием лишь в том, что ее участники находятся не в одном помещении, а каждый в своем кабинете, но при этом в едином интернет-пространстве.

   

Как провести свой первый вебинар

Планируя вебинар, Вы должны четко представлять его цели, задачи, знать особенности целевой группы слушателей.

Соответственно нужно четко определить целевую аудиторию: кому может быть интересен этот вебинар, зачем и что конкретно Вы будете рассказывать.

Эта информация должна содержаться в объявлениях о предстоящем вебинаре в максимально подробной форме. Разместить ее будет необходимо на тематических сайтах и форумах. Также желательно организовать целевую рассылку.

Когда и как долго проводить вебинар

Вебинары могут длиться столько, сколько требует их содержание, особенности аудитории, конкретные задачи мероприятия. Оптимальное время — от 45 до 60 минут.

Начинать вебинар рекомендуется не ранее 10.00 утра и не позднее 18.00. Лучше всего — в 13.00. Если Вы планируете вебинар для большого количества слушателей, находящихся в разных часовых поясах, можно провести несколько вебинаров. Например, для жителей Владивостока придется проводить вебинар в 6.00 утра по Москве, для коллег из Западной Европы — вечером.

Регистрация, права и поведение участников

Необходимо заранее определить кто будет вести вебинар, назначить соведущего (помощника ведущего), администратора (модератора, т.е. отвечающего за техническую часть вебинара).

Также в зависимости от задач и плана вебинара нужно продумать какие конкретные действия будет совершать каждый из участников.

Соответственно, у каждого из них должны быть разные права и ограничения действий (можно обойтись и без ограничения, но это может сорвать вебинар, если слушатели не обладают достаточным опытом участия в подобных мероприятиях и уровнем дисциплины).

Например, пользователь с административными функциями должен обладать правом работать с презентационным материалом, предоставлять слово участникам, выводить их из онлайн-конференции в случае неподобающего поведения, контролировать вебинар в плане его технического хода и т.п. 

Вебинар может проводиться с незарегистрированными пользователями. Но, как правило, заблаговременная регистрация позволяет ведущему более точно спланировать вебинар, т.к. будет заранее известно количество участников, их имена и адреса.

Подготовка презентационного материала

Современный вебинар обладает удобным набором функций, предназначенных для работы с презентационным материалом. Поэтому ведущим предоставляется возможность сопровождать свои выступления демонстрацией таблиц, графиков, презентаций, видеороликов, которые обычно загружаются в онлайн-конференцию заранее.

Веб конференция предъявляет ряд требований к презентационному материалу:

- логическое соответствие речи выступающего, своевременность показа;

- наглядность: меньше текста, больше иллюстраций, схем и графиков;

- доступность: соответствие сложности и содержания презентационного материала уровню знаний, специализации и возрасту участников вебинара;

- вебинар следует проводить с использованием качественного материала: текст и изображения должны быть читаемы даже на 10-дюймовом мониторе;

- цветовая гамма презентаций для вебинара должна быть контрастной, но не раздражающей;

- минимальное количество декоративных элементов, отвлекающих внимание участников;

- формат, разрешение, «вес» файлов, загружаемых в качестве демонстрационного материала, должен соответствовать техническим требованиям конкретного интернет-приложения, которое вы планируете применить для организации вебинара.

Вспомогательный материал для участников

Очень полезно для потенциальных или уже зарегистрированных участников разослать материал для предварительного изучения: программа вебинара, технические рекомендации (какое оборудование понадобится, рекомендуемая скорость интернета, требования к выступлениям, тематические ознакомительные статьи и т.п.).

Пробный вебинар

Даже если Вы планируете провести десятый по счету вебинар, необходимо опробовать механизмы регистрации, работоспособность оборудования, проверить презентационный материал в действии, отработать функции обратной связи, голосования, рисования и т.п.

Подготовка рабочего места

Не смотря на то, что Вы будете вести вебинар без непосредственного контакта с аудиторией, рабочее место должно быть тщательно подготовлено. Самое главное: комфортная для Вас обстановка, тишина, хорошее освещение (если вы будете использовать веб-камеру), отсутствие предметов позади Вас, которые могут отвлечь слушателей, стакан воды, распечатанный план вебинара, текст Вашего выступления, справочная информация.

Заранее настройте веб-камеру, чтобы она полностью захватывала ваше лицо, руки (жесты имеют большое значение). Онлайн видеоконференция будет требовать от Вас сосредоточенного состояния и идеального в визуальном плане поведения каждую секунду мероприпятия. Учитывайте, что психологическая обстановка «не до пустяков» сопровождает все онлайн семинары.

Оповещение участников

На собственном опыте я убедился, что про вебинар можно забыть именно в день его проведения. Поэтому рекомендуется отсылать уведомления всем участникам вебинара за 1 неделю, за 1 день и за 1 час до его начала по электронной почте или на мобильный телефон.

Предложите участникам Вашего вебинара альтернативные способы оповещения и напоминания.

Проведение

Провести вебинар к которому проведена подготовка по всем вышеперечисленным пунктам, — не такая легкая задача, как может показаться на первый взгляд.

Преподаватели образовательных учреждений годами оттачивают свое мастерство, прежде чем их уроки и лекции становятся действительно интересными для обучающихся и проходят без каких-либо затруднений. 

Интересный, «легкий и гладкий» вебинар – также строится на основе богатого опыта и серьезной подготовки.

Вебинар, в отличие от классического урока или лекции, имеет собственные преимущества и недостатки. 

Среди факторов, облегчающих работу ведущему, можно выделить следующие:

- активность участников полностью находится под контролем ведущего;

- благодаря тому, что вебинар подразумевает общение на расстоянии, волнение и смущение выступающих перед большой аудиторией слушателей преодолевается гораздо легче;

- демонстрационные материалы применяются только в электронном виде.

Есть и недостатки общения с помощью технологии вебинар:

- отсутствие личностного контакта ведущего вебинара с аудиторией, трудности передачи эмоций;

- «недостоверная обратная связь»: очень трудно распознать истинные чувства и мысли слушателей, определить степень сосредоточения внимания;

- вебинар требует от ведущего хорошо развитых пользовательских навыков для применения разнообразных полезных функций интерфейса онлайн-конференции.

Начинаем вебинар

Вебинар требует четкой организации и эффектного начала, которое сразу создаст у участников необходимое рабочее настроение. 

Следует учитывать, что на вебинар могут опоздать несколько участников, поэтому начинать выступления лучше на 5 — 10 минут позже. Техническое открытие доступа в вебинар желательно провести за 30 минут до его начала: возможно у некоторых участников возникнут трудности с настройкой функций и оборудования.

Веб  конференция требует соблюдения размеренного темпа

Веб конференция должна проходить в определенном темпе. С одной стороны, слушатели должны успевать за мыслью ведущего, с другой – вебинар не должен быть скучным и слишком долгим. Рекомендуется во время репетиций вебинара определить время для каждой его части, с точностью до десятков секунд для отдельных докладов.

Эмоции выступающего и визуальный контакт со слушателями

Эмоциональное выступление делает вебинар более интересным. Участники будут внимательнее слушать докладчика, всем своим видом показывающего заинтересованность и увлеченность, готовность ответить на все вопросы. 

Постарайтесь чаще менять интонацию, подчеркивать важные моменты, модулируя громкость голоса. Однако тихий голос, эффективно привлекающий внимание слушателей при непосредственном контакте, для выступления на вебинаре не подходит. Также вебинар предъявляет высокие требования к дикции ведущего.

Презентации для вебинара

Вебинар располагает широкими возможностями демонстрации презентационного материала. Как правило, они являются вспомогательными и иллюстрируют речь выступающего на вебинаре. Соответственно, порядок следования слайдов презентации должен совпадать с логическим ходом выступления.

Обратная связь - вопросы слушателей

После каждого выступления или в конце вебинара необходимо выделять время для вопросов слушателей. Если вопрос задан в текстовом чате или индивидуально модератору/докладчику, его нужно повторить для всех слушателей. Если вы чувствуете, что назревает интересный диалог, можно поставить активного участника вебинара на трибуну, чтобы его видели все остальные пользователи. Онлайн видеоконференция как раз рассчитана на такую возможность.

Заканчивая вебинар, полезно провести опрос с целью узнать мнение слушателей о различных его аспектах или проверить качество усвоенных знаний. Это может быть анкета, которую участники вебинара смогут заполнить позже.

Помощь соведущего и модератора

Чем больше участников включает вебинар, тем больше вопросов и заминок может возникнуть в процессе. Поэтому рекомендуется назначить соведущего и нескольких модераторов. Соведущий должен хорошо знать планируемый вебинар (функционал сервиса, тему вебинара, специфику аудитории), чтобы отслеживать вопросы слушателей, выбирая наиболее важные, и (если что) подсказывать ведущему ответ на какой-либо специфический вопрос.

Вебинар - завершающий этап

Кроме сбора отзывов в конце вебинара рекомендуется сообщить, где будет размещена запись прошедшего вебинара и информация о предстоящих онлайн-конференциях со схожей тематикой и т.п. Обязательно нужно поблагодарить участников за внимание и активность, подвести итоги, и тем самым красиво закончить вебинар.

Я рекомендую Вам для работы пользоваться Конференц-залом RuElSoft.

Десять причин, по которым люди выбирают Конференц-зал RuElSoft:

Аудио и видео разговоры

Трансляция видео

Демонстрация рабочего стола

Видеозапись любого мероприятия

Чат между участниками

Передача действий любому участнику

Создание множества виртуальных досок

Рисование на доске

Создание презентаций внутри комнаты при помощи встроенных инструментов

Вместимость до 1000 слушателей

И много других функций…

Получите бонус

Copyright © 2013  I  Сергей Быков   I  Все права защищены